Hardware & Software: Wie KMU IT-Kosten einsparen können

Kosteneinsparungen zahlen sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen aus. Vor allem mit dem neuen Trend Cloud Computing lassen sich die zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen clever nutzen. Somit fallen die Kosten für Hochleistungsrechner und Lizenzgebühren weg. Doch bei allen Optimierungsansätzen sollte im Vorfeld eine gründliche Planung stattfinden.

Einsparungen planen
Gerade kleine und mittlere Unternehmen benötigen eine effiziente IT-Struktur für ihre interne Kommunikation und reibungslose Arbeitsabläufe. Da Sicherheit und Effizienz dabei eine zentrale Rolle spielen, sollte Wert auf gut konfigurierte Systeme und leistungsstarke Technik gelegt werden. Meistens kostet IT viel Geld. Ein professionell errichtetes Netzwerk steht aber für ein hohes Qualitätsniveau. Die Frage, an welcher Stelle sich Kosten einsparen lassen, klärt sich mit einem detaillierten Plan über die anstehenden Maßnahmen.

Hardware: Kleinere Rechner nutzen
Für den firmeninternen Alltag gibt es im Hardwarebereich ebenfalls Einsparungspotenzial. Sogenannte Thin Clients sind eine abgespeckte Version großer PCs. Sie laufen über einen Server und kommen ohne Festplatte, CD-Laufwerk und Lüfter aus. Die Anschaffungskosten eines solchen Geräts belaufen sich auf die Hälfte des Preises für einen Rechner – mit gleicher Leistung.

Lizenzgebühren sparen
Im Bereich der Software bietet ein Paket der Telekom eine günstige Alternative zu den handelsüblichen Lizenzen. Mit vier verschiedenen Businesseditionen des Office 365 Pakets erhalten Unternehmen das auf ihre Bedürfnisse und die Mitarbeitergröße zugeschnittene Softwaresystem. Ab knapp vier Euro steht bereits eine kleine Version mit Grundelementen wie einem E-Mail-Service zur Verfügung. Neben Office-Anwendungen bietet diese Cloud beispielsweise ein verschlüsseltes System, ein Intranet oder das soziale Unternehmensnetzwerk „Yammer“.

Externer Speicherplatz für Firmenhandys
Diensthandys zählen mittlerweile zu wichtigen Kommunikationsinstrumenten, um Aufträge entgegenzunehmen oder mit dem Chef Details des nächsten Meetings zu besprechen. Von flexiblen Cloud-Diensten profitieren auch Handys. Der Vorteil spezieller auf Unternehmen ausgerichteter Programme besteht darin, dass keine zusätzlichen Anwendungen für die verschiedenen Betriebssysteme nachgekauft werden müssen, da sie im monatlichen Mietpreis enthalten sind. Spezielle Apps und Windows-Anwendungen wie Excel können von unterwegs weiter genutzt werden.

Trend: Cloud Computing
Experten geben den Rat, bestehende Software auditieren zu lassen. Spezialisierte Unternehmen bieten Optimierungen und Beratungen an, deren Kosten sich schnell amortisieren können. Die dadurch erzielten Einsparungen belaufen sich auf bis zu 20 Prozent. Daneben erweisen sich eine Visualisierung und der Einsatz von Cloud Computing als hilfreiche Funktionen. Eine gut vernetzte IT-Struktur, die mit wenigen Funktionen auskommt, bietet nicht nur Sicherheit, sondern spart Kosten, beispielsweise für eine extra eingerichtete Buchhaltungssoftware.
Cloud Computing bietet die Möglichkeit, Daten auf einem externen Server zu speichern. Somit fallen zeitaufwendige Installationen und Updates von Software weg. Allein eine bestehende Internetverbindung ist notwendig. Außerdem entfällt die Anschaffung weiterer Computer, da alles über den gemieteten externen Speicherplatz abläuft. Von diesem „Software as a Service“-Ansatz profitieren Smartphones im gleichen Maße. Weltweit können so Informationen ganz unkompliziert eingesehen werden.

Kosten senken – strategisch vorgehen
Damit die Optimierungen langfristig wirken, empfiehlt es sich für Unternehmen, sich am EAM (Enterprise-Architecture-Management) zu orientieren. Die gefassten Ziele müssen immer mit den jeweiligen Anforderungen für die Arbeit abgewogen werden. Denn günstige Software kann zwar Ressourcen schonen, aber sich gerade bei KMU zu großen Kostenfallen entwickeln. Deshalb alle Änderungen in einem IT-Portfolio organisieren, analysieren und die Resultate regelmäßig evaluieren.




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